Dûment : mieux suivre les impayés B2B du transport médical

Une facture de transport réalisée n’est pas toujours une facture encaissée. Pour une entreprise d’ambulances, de VSL ou de taxis conventionnés, les sommes en attente peuvent concerner plusieurs interlocuteurs : Assurance maladie, établissement donneur d’ordre, client professionnel, organisme complémentaire ou patient. Avant de relancer, il faut donc distinguer les circuits et identifier précisément celui qui doit payer.

Partenaire présenté sur le blog VIATISS, Dûment propose un logiciel de recouvrement amiable des factures entre professionnels. Son intérêt : organiser les dossiers, encadrer les relances et faciliter le règlement, sans vous retirer la maîtrise de la relation client. Mais son périmètre mérite une précision essentielle : le service ne prend pas en charge les dettes de particuliers. Voici comment envisager sa place dans une entreprise de transport médical, en complément du traitement CPAM par SEFi et du tiers payant dans VIATISS.

En résumé

- Dûment est un logiciel B2B, pas une société qui recouvre vos créances à votre place.

- Il peut être pertinent pour des factures dues par une clinique, un établissement ou un autre client professionnel, sous réserve de vérifier le débiteur et la dette.

- Les factures dues personnellement par un patient sont hors du périmètre annoncé. Une part complémentaire ne devient pas automatiquement une créance sur une mutuelle.

- La part CPAM reste dans le circuit SEFi/tiers payant de VIATISS : Dûment ne remplace pas ce traitement.

- L’offre démarre gratuitement jusqu’au premier encaissement, puis comprend un abonnement et, selon l’usage, des suppléments d’encours et des frais de paiement par carte.

Dûment : un outil pour relancer ses propres factures professionnelles

Un logiciel, pas un mandataire de recouvrement

Dûment permet à une société de gérer ses propres créances : elle reste le créancier identifié dans les communications et conserve la responsabilité des démarches. L’éditeur indique être basé dans le Gard et proposer un service en ligne à l’échelle nationale sur sa page qui sommes-nous.

Cette distinction évite un malentendu fréquent. Vous ne confiez pas vos impayés à un cabinet chargé de décider et d’agir à votre place. Vous équipez votre organisation d’un outil de suivi et d’aide à la décision. Les règlements sont versés directement à votre société, sans transit des fonds recouvrés par Dûment.

Le site ne présente pas Dûment comme un spécialiste de la santé ou du transport sanitaire. C’est une solution généraliste pour les entreprises, dont certaines fonctions peuvent répondre aux besoins administratifs d’un transporteur. Notre rubrique partenaires VIATISS permet de situer cette complémentarité sans la confondre avec une spécialisation métier.

Une démarche amiable, sans garantie de résultat

Le recouvrement amiable selon Dûment repose sur des échanges, des relances et la recherche d’un règlement sans exécution judiciaire. Le logiciel ne délivre pas de titre exécutoire et ne remplace ni un avocat ni un commissaire de justice.

Il ne garantit pas davantage qu’une facture sera réglée. Sa valeur annoncée porte sur l’organisation : un montant vérifié, un interlocuteur identifié, des pièces réunies et une prochaine action explicitée. Pour un dirigeant souvent mobilisé par l’exploitation, cette continuité administrative peut être plus utile qu’une succession de rappels improvisés.

Quels impayés d’un transporteur peuvent entrer dans ce cadre ?

La bonne question n’est pas seulement « qui a bénéficié du transport ? », mais « quelle personne ou quelle structure doit juridiquement cette somme à mon entreprise ? ». Un établissement prescripteur, un patient transporté et un organisme payeur ne sont pas nécessairement le même débiteur.

Tableau de synthèse : distinguer les circuits

Cliniques et établissements : qualifier la créance avant de relancer

Prenons une situation illustrative : une clinique est effectivement débitrice d’une prestation de transport arrivée à échéance. L’enjeu consiste à retrouver la bonne facture, le bon contact comptable et le montant restant après les règlements éventuels. Ce type de dossier professionnel correspond au cadre général présenté par Dûment.

Il faut toutefois conserver les éléments établissant l’obligation de paiement. Le simple fait qu’un transport ait été demandé depuis un établissement ne suffit pas à désigner celui-ci comme débiteur. En cas de désaccord sur la facturation ou sur la personne tenue de payer, la priorité reste la clarification du dossier.

Clients privés, patients et mutuelles : ne pas tout mélanger

L’expression « client privé » peut désigner une entreprise ou un particulier. Cette différence est décisive : les conditions d’utilisation de Dûment réservent le service aux créances professionnelles détenues par la société utilisatrice et excluent les dettes de particuliers.

Un reste à charge personnel du patient ne doit donc pas être présenté comme un cas d’usage disponible. Pour une mutuelle, il faut d’abord établir si l’organisme est directement débiteur de votre entreprise ou si la somme reste due par le patient. Une ligne intitulée « part mutuelle » dans un suivi administratif ne suffit pas à trancher cette question. Le site ne documente pas de traitement métier dédié aux complémentaires santé : ce point doit être confirmé avant tout déploiement.

VIATISS et Dûment : deux rôles à bien séparer

VIATISS porte le cadre métier de la facturation du transport médical. La facturation CPAM, avec SEFi et le tiers payant, répond à une logique différente de la relance d’une facture commerciale échue entre professionnels.

Dûment peut être envisagé à côté de ce circuit pour des créances B2B distinctes et éligibles. Il ne doit pas devenir un moyen de contourner un rejet, une erreur de ventilation ou une incertitude sur le payeur. Avant de constituer un dossier de recouvrement, rapprochez les paiements et vérifiez que la somme n’a pas déjà été encaissée dans un autre circuit.

Cette complémentarité est fonctionnelle, pas la promesse d’une intégration technique. La page publique des connecteurs consultée ne mentionne pas de connecteur natif VIATISS. Pour organiser le passage des informations, partez de votre processus de facturation dans VIATISS, puis vérifiez les possibilités d’export et d’import effectivement disponibles, sans supposer une synchronisation automatique.

Comment se déroule un dossier dans Dûment ?

Importer et vérifier les informations

Les fonctionnalités de Dûment comprennent l’import de factures, la constitution de dossiers multi-factures et le suivi des pièces, échanges et règlements. La documentation précise que les fichiers PDF, PNG et JPEG sont acceptés, avec une limite annoncée de 10 Mo.

Il existe une nuance importante pour les documents numérisés : l’extraction automatique porte sur le texte déjà présent dans les PDF. Les images et les scans passent par une saisie ou une revue manuelle ; il ne faut pas promettre une reconnaissance automatique de tous les documents.

Le rapprochement du débiteur utilise des identifiants d’entreprise. Une simple ressemblance de nom ne doit pas suffire. Pour un groupe exploitant plusieurs établissements, cette vérification aide à éviter une relance adressée à la mauvaise entité.

Définir les règles et garder la main

L’automatisation des relances est présentée comme un mécanisme encadré par vos politiques : délais, canaux autorisés et validations. Le logiciel propose une action avec sa justification ; vous pouvez l’approuver, la modifier ou la refuser.

Les démarches sensibles, notamment une mise en demeure ou la modification d’un montant, nécessitent une validation humaine. Une contestation suspend les relances. Pour un transporteur qui souhaite préserver ses relations avec ses donneurs d’ordre, cela invite à définir une progression cohérente plutôt qu’à envoyer le même message à tous les débiteurs.

Faciliter le paiement et mettre à jour le solde

Le portail débiteur présente les sommes et les options de règlement. Dûment annonce le paiement par carte, les informations de virement et des échéanciers suivis. Ces derniers ne correspondent pas à un prélèvement automatique des échéances : chaque règlement s’effectue par le portail ou par virement selon la documentation consultée.

La page des connecteurs et moyens de raccordement distingue les fonctions disponibles et celles nécessitant vos propres accès, notamment pour l’encaissement et le rapprochement bancaire. Une correspondance bancaire ambiguë attend une validation. Le bénéfice recherché reste simple : ne pas continuer à réclamer une somme déjà payée.

Combien coûte Dûment ?

La page des tarifs Dûment annonce une utilisation gratuite, sans carte bancaire, jusqu’au premier encaissement. Après celui-ci, le socle affiché est de 49 € HT par mois et par société, avec 25 000 € d’encours moyen inclus.

Au-delà, les conditions prévoient 10 € HT par tranche de 10 000 € d’encours moyen excédentaire entamée. L’encours moyen correspond à la moyenne des relevés quotidiens du montant exigible restant des dossiers actifs. Il ne faut donc pas lire le tarif de base comme un prix identique quel que soit le volume suivi.

Des frais de 1,2 % concernent les paiements par carte ; Dûment indique ne pas prélever de frais sur les virements. La page des connecteurs précise l’absence de commission au succès sur les sommes recouvrées : cela ne signifie pas que tous les moyens de paiement sont gratuits.

Les conditions indiquent aussi qu’après le premier encaissement confirmé, la souscription est nécessaire pour activer de nouveaux dossiers et envoyer de nouvelles relances. Avant de démarrer, vérifiez les conditions en vigueur et le coût des éventuels prestataires raccordés. Aucun avantage tarifaire propre aux clients VIATISS n’est annoncé ici.

Déployer l’outil sans exposer inutilement les données de santé

Un dossier de recouvrement n’a pas vocation à devenir une copie du dossier patient. Avant de transmettre une pièce, vérifiez sa nécessité pour établir la créance professionnelle et évitez les informations médicales sans rapport avec le paiement.

La page sécurité et conformité décrit notamment le cloisonnement par société, des droits contrôlés côté serveur, des liens débiteur signés et révocables et un journal d’audit. Elle ne revendique aucune certification et ne garantit pas la conformité globale des pratiques de l’utilisateur. Il ne faut donc en déduire ni certification HDS ni aptitude générale à recevoir des données de santé.

Pour un premier usage, choisissez quelques dossiers B2B clairement documentés, vérifiez les contacts et les soldes, puis faites valider les modèles de messages. Désignez également la personne chargée des contestations et du rapprochement avec votre suivi métier. La politique de confidentialité et les documents contractuels doivent être examinés avant de transmettre des données personnelles.

Pour approfondir la méthode, les ressources de Dûment et son blog proposent des contenus sur les relances et les factures impayées. L’objectif n’est pas d’ajouter un outil partout, mais de structurer les seules créances professionnelles qui le justifient, en conservant une séparation nette avec la CPAM et les dettes des patients.

FAQ

Dûment est-il spécialisé dans le transport sanitaire ?

Non. Dûment se présente comme un logiciel généraliste de recouvrement amiable entre professionnels. Certaines fonctions peuvent intéresser une entreprise d’ambulances, de VSL ou de taxis conventionnés, mais cela ne constitue pas une spécialisation santé. Son intérêt doit être évalué sur vos factures B2B éligibles.

Peut-on relancer un patient pour son reste à charge avec Dûment ?

Non dans le périmètre annoncé : les conditions excluent les dettes de particuliers. Il faut distinguer le patient personnellement débiteur d’un établissement ou d’un client professionnel qui doit réellement la facture. Une part complémentaire doit également être qualifiée avant toute démarche.

Dûment remplace-t-il SEFi et le tiers payant dans VIATISS ?

Non. La part CPAM reste gérée dans le circuit de facturation SEFi et de tiers payant de VIATISS. Dûment concerne le suivi amiable de créances professionnelles distinctes. Il ne remplace ni la télétransmission ni le traitement des anomalies de facturation CPAM.

Existe-t-il une connexion automatique entre VIATISS et Dûment ?

La page des connecteurs consultée ne mentionne pas de connecteur natif VIATISS. Il ne faut donc pas supposer une synchronisation. Les modalités concrètes de transfert et de mise à jour doivent être vérifiées auprès des équipes avant d’organiser le processus.

Dûment garantit-il le paiement des factures ?

Non. Le logiciel organise les démarches amiables et facilite le règlement, sans garantir l’encaissement ni agir comme mandataire de recouvrement. Votre entreprise reste responsable de la créance et des décisions sensibles ; les fonds sont versés directement sur son compte.